文字だけのコミュニケーションで仕事を円滑に進めるコツ

テレワークがすすめられるようになってから1年以上。リモート会議やメール・チャットツールでのやりとりは、そろそろ慣れた頃ではないでしょうか?

プライベートではメールやLINEなど慣れていても、仕事で文字だけのコミュニケーションをとることが難しいと感じる方もいらっしゃると思います。

  • 間違った伝わり方をしていた
  • 間違いを指摘したら、人間関係が微妙になってしまった
  • 何が言いたいのかわからないと言われてしまった

などなど。まぁ、口頭でのコミュニケーションでもありがちな内容ですがw、文字だけのコミュニケーションだとますますよく起こる内容ですよね。

今回は、文字でのコミュニケーション「テキストコミュニケーション」で、少しでも仕事がスムーズに進められる方法について、考えてみたいと思います。

《この記事は、こんな方におすすめです!》
・仕事のことを文字だけで伝えるのって難しいと感じている方
・意思疎通の齟齬があって、人間関係の危機を感じる方

目次

テキストコミュニケーションとは?

テキストコミュニケーションとは、主にオンライン上でのコミュニケーションに用いられるチャットやメールを使ったコミュニケーションを指します。

Chatwork(https://go.chatwork.com/ja/column/business_chat/business-chat-044.html)より

まさに、テレワークが推進されている今のご時世に必要なコミュニケーションですよね。

今までは面と向かってコミュニケーションをとっていたので、相手の顔を見ながら「伝わってる?」「あ、ちょっと不満に思った?」などを推し量りながらw、無意識に話し方を調整していたところもあったと思います。

だけど、文字だけになるとそうはいきません。

以前は私もよく失敗しました

会社員エンジニア時代、他社とのやり取りは基本的に文章だったので、10年以上前から私は文字だけのコミュニケーションを行っていました。

その時は、言いたいことは主張しなければ!!という思いが強すぎて、「相手が悪い!うちは間違っていない!!」ということを強い言葉で記載していたことがあります。

そうすると、上司からは「岩井(私の旧姓です(^_^;))の文は、キツイ」と注意を受けたり、不快に思った相手の会社の方からの返信が攻撃的な文章になったり、私が少し気をつけたら防げたトラブルが起きることがありました。

落ち込む私(^_^;)

どんなことに気をつければいいの?

そんな失敗続きの会社員エンジニア時代に、上司からのアドバイスや自分で学んだことにより、だんだんとスムーズにテキストコミュニケーションが取れるようになりました。

そんな私の工夫していることをお伝えします。

相手の立場に立った物言いをする

誰でも間違いを指摘されたり、(上司でもないのに)命令されたりしたら不快に思うものですが、少し言い方を変えるだけでやわらぎます。

例えば、

・「間違っている」 →「〇〇のようです」「〇〇かも」
・「〇〇してください」 →「〇〇していただくよう、お願いします」

などなど、特に親しくない方や他社の方には、気をつけています。

遠回しな言い方をしない

例えば、否定形の否定の文章など、「え、どっち?」っという表現は避けましょう。

「〇〇してはいけないわけではない」とか、「〇〇してもいいの?しちゃダメなの?」と誤解を生みやすいですよね。

面と向かって話すときは、言いにくいこととか、遠慮しちゃうこととかを、ちょっと遠回しな言い方をすることもありますが、文字にするときは、「〇〇しないでください」・・・おっと!「〇〇しないよう、お気をつけください」みたいに、まっっすぐだけどやんわり伝えるように気をつけています。

複数の内容は整理して伝える

お願いしたいことは、X案でAを作成してから、できたらAをBさんに渡してください。その後は、Cの検討をお願いします。Bさんは午後から出張に行くことが多いので、午前中なら会えると思います。

これを

お願いしたいこと
①Aを作成 ※X案採用
②AをBさんに渡す ※午前中のみ訪問可能
③Cの検討

後者の方が何をお願いされたのかわかりやすくないですか?

この程度なら箇条書きにしなくても理解はできますが、本当の仕事の内容だともっと複雑になってきます。そんな時は、内容を整理して箇条書きにすることがおすすめです。

もし会えるなら、顔合わせをしたい

私的にとても大事にしていることで、オンライン上でのやりとりだけでももちろん意思疎通はできますが、できれば私は一度はお会いしたいと思っています。

どんな方なのか?雰囲気は?人となりは?

お会いしたことがなかったとしても、そんなことがわからなくても仕事はできます。でも、会ったことがある方と会ったことがない方、どちらが親近感がわきますか?

当然、会ったことのある方ですよね。

会ったことのある方の方が、お願いもしやすいし、お願いも受け入れやすいので、もし可能ならオンライン上だけでなく一度お会いしたいと思っています。

まとめ

テキストコミュニケーションは、対面時とは違う配慮が必要になってくるのは確かですが、どちらにしても、

  • 相手への思いやり
  • 情報を整理して伝える

が大事ということは変わりないのではないでしょうか?

これからますます活性化されるオンラインでのお仕事。テキストコミュニケーションをうまくとって、スムーズに楽しくお仕事したいですね!


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