仕組み化によるミスを防ぐ方法は、チェックリストよりおすすめ

仕事をする上でどうしても防ぎたいミス。
ミスを防ぐために、チェックリストを使ってませんか?
チェックリストだと、結局ミスは防げません!!

目次

ミスを防ぐためにやりがちなこと

ミスを防ぐためには
最後に見直しが必要ですが、
単なる見直しでは見落としの可能性もあるので
ついチェックリストを作って
見落としがないかを確認しがちだったんです。

ですが、チェックリスト、、、
何回もチェックしていると
チェックリストに慣れてしまって
ミスがあるのに見落として「OK」としてしまうことが
業務の中ではあるんですよね。

チェックリストの形骸化
というやつですね。。。

若手に言われたハッとするひと言

そんな中、会社員時代に若手から言われました。

チェックリストを使うのは、手間が増えるから嫌だ。
ミスが起きないような仕組みを、最初から入れておきたい!

おお!確かに!!

と、当たり前なんだけど
最初からミスが起きようもない仕組みを作っておけばいいんですよね。
なんだか、ミスを防ぐ対策をありがちな「チェックリスト」に
逃げようとしていた気持ちになりました。

仕組み化ってどういうこと?

具体的にどうするかというと、

例1)お申し込みメールへの返信漏れ防止のために、自動返信メールの設定をしておく
例2)メールの宛先漏れ防止のために、よくメールを送るグループはメーリングリストを作っておく
例3)よくお問い合わせのある内容については、回答テンプレートを作っておく

などなど、ツールを利用したり
アナログな工夫もあったり
とできることはたくさんあります。

まとめ

仕組み化のポイントとして、できるだけ

人に頼らない方法

がおすすめです。
人はどうしてもミスをしますからね。。。
機械(ツール)使う方が良いです。

今使っているものMicrosoft Outlookとか
GmailとかPCやスマホのメモ帳とか・・・
できるだけツールを使って仕込んでおくと
確実に人的ミスは減っていきます (^_^ )b

もちろんタスク管理ツールも
やり残し・漏れを防ぐためにもおすすめ。

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