無くさない・探さない・不安にならない!業務効率を上げる書類の管理方法

最近いただいたお悩みに

書類の整理が追いつかなくて、事務作業に時間がかかっている

と仰る方がいらっしゃいました。

私は、ライフオーガナイザーという片付けの資格も持っているのですが、そこで勉強したときも、書類の片付けは難しいと言われていました。

ここでは、書類ってどんな種類があるのか?それぞれどうやって整理したら良いのか、お伝えします。

「あの書類どこ行ったっけ~?」というお悩みが解決すると、嬉しいです。

目次

書類の整理は難しい

デジタル化が進んでいるとはいえ、まだまだ紙での書類って存在していますよね。

私自身、お客様と契約するときは、まだ紙で契約書を取り交わさせていただいています。

よくある書類と言えば

  • 受発注などの契約資料
  • 領収書
  • 住民票や年金などお役所から届くお手紙

などでしょうか。(もっとあるとは思いますが、とりあえず・・・)

全部サイズが統一されているならまだしも、お手紙サイズや領収書サイズ、もちろんA4も。サイズがバラバラってとこも、整理がしづらいポイントです

そして、どんどん増えていくので、気づいた時には手に負えない状態にΣ( ̄ロ ̄lll)ガーン

そんなことにならないように、それぞれどんな風に整理整頓すれば良いか、ご紹介します!

受発注などの契約資料(ほぼA4サイズ)

サイズがA4の書類は、私は2穴をあけて、ファイルに閉じています。

事務作業の王道!キングファイル!!

ではなく、私は無印良品のA4の2穴ファイル。(いかにも事務用品!というキングファイルより、見た目がスッキリするので)

中を開けると

ええ。ただ綴じてあるだけです(;^_^A

これだけでも、あの書類はここにあるってハッキリしていれば、無くさない・探さない・不安にならないです。

会社員時代も、受発注の管理をしているときは、受注/発注のそれぞれ別のファイルに時系列に閉じていました。

その時は、王道のキングファイルです。キングファイルといえば、これ。

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感想(1件)

領収書

領収書類は、A4サイズに統一されていないのが厄介ですよね。

私は領収書類は、ノートにペタペタ貼っています。基本的に順番は時系列だけど、あまり気にせずに貼っています。

それもめんどくさいって方は、こちら

住民票や年金などお役所から届くお手紙

住民票や年金など、お役所からハガキで届くのも厄介。急に来るし、毎年来るし。(←当たり前)

年末近くになってくると、年末調整や確定申告で使う書類もどんどん届いてきますしね。

私は引き出しの一部をこんな感じでとりあえずエリアを作って、入れています。

まとめ

紙の資料は、どんどん増えていくし扱いづらいけど、無くさない・探さない・不安にならないことが、業務の効率化のポイントです。

ここでは収納方法をお伝えしましたが、収納場所と作業場所との距離によっても、効率化できるかどうかもが変わってきます。収納場所だけでなく、2穴パンチが手の届きにくいところにあったりしても、ファイリングするのが嫌になっちゃったりしますしね(;^_^A

あなたの職場環境に合った書類や文房具の収納方法をお伝えしています。ぜひご相談ください!

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