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意外と知らない?Gmailのテンプレート機能でメールの時短

いつも同じ内容のメールを送ることってありますよね!

例えば、会議の開催案内や議事録共有メールとか、お客様からのお申込みへの返信や開催後のお礼メールとかとか・・・

毎回イチから本文作ってますか?

それとも、どこかからコピペして本文作ってますか?

Gmailにあるテンプレート機能がとっても便利なので紹介します!

(Gmail以外にも、MicrosoftのOutlookにも、同じようにテンプレート機能はありますが、ここでは多くの方が使われているGmailで説明します)

目次

まずはテンプレートが使えるように設定しよう

Gmailのヘッダにある歯車マークをクリックして、設定画面を開きます。

この緑枠にある歯車マークです。

歯車マークをクリックすると、クイック設定が出てくるので、「すべての設定を表示」をクリックしてくださいね。

「すべての設定」をクリック!

設定画面で、「詳細」タブを開いて、テンプレートの欄を「有効にする」を選択状態とします。

上記は、まだ「無効にする」のままなので、「有効にする」に変更してください!

「有効にする」に変更したら、画面の下部にある「変更を保存」をクリックして、設定は完了!

テンプレートを作ってみよう

まずは、いつものようにメール本文を作ります。

このメール、何回も書く必要があるんだよね。というメールの場合は、画面右下にある3つの点をクリックします。

①この3つの点をクリックしたら、メニューが表示されます。

②メニューの中にある「テンプレート」をクリックすると、さらにサブメニューが表示されます。

③サブメニューに表示されている「下書きをテンプレートとして保存」をクリックします。

さらに出てくる「新しいテンプレートとして保存」をクリックします。

テンプレート名を入力して、完了!

これで、テンプレートが作れたので、次回のメールからはラクになります。

テンプレートを呼び出して使おう

メールを送るときに、テンプレートが作ってあると、呼び出すだけでメールが作れます。

まず、新規メッセージを開いたら、テンプレートを作るときと同じように、画面右下にある3つの点をクリックします。

①この3つの点をクリックしたら、メニューが表示されます。

②メニューの中にある「テンプレート」をクリックすると、さらにサブメニューが表示されます。

③サブメニューに表示されている先ほど保存したテンプレート名をクリックします。

すると、先ほど保存したテンプレートの内容で、メールが作成できました。

私はGmailで署名を設定しているのですが、署名込みでテンプレートに保存されるため、テンプレートを呼び出したときに、署名が二重になってしまう場合があります。
↓の画像参照。

署名が2つついちゃった

この場合は、片方消してくださいね。

まとめ

このテンプレートは、名前をつけていくつでも保存できるので、開催案内メール、開催後のお礼メールなど、パターンを用意しておくと便利です。

テンプレートを作る時は、もしかしてちょっと手間かもしれません。

だけど、1回作ってしまえば、後から何回も使えて時短になって、とっても便利!!

効率的にお仕事することで、本業に専念して楽しんでくださいー!!

*****

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