使うたびラクさに感動する!Googleカレンダーとzoomを連携して、zoom設定の効率アップ

オンラインで打合せをするときに使われることの多いzoom

打合せをすることが決まったら、どうやってzoomの設定をしていますか?

今まで自分が打合せを主催するとき、私はzoomのアプリを開いて、日にちを設定していたんです。そして、打合せ日が近づいてきたら、メッセンジャーやLINEなどにzoomID / パスワードをコピペして連絡していました。

ま、そういうもんだと思って、特に不満は感じませんでしたよね。

ところが!もしChromeでGoogleカレンダーを使っているなら、アドオンと呼ばれる拡張機能を追加すると、すっごく簡単にzoomの設定ができてお相手にもIDをお知らせすることができるんです!(Outlookなども似たような拡張機能はあります)

そのおすすめの方法をお伝えします。めちゃおすすめです。

目次

今までのzoomの設定方法は?

今まで私は、zoomのアプリを開いて、スケジューリング画面から件名や日時を入れて設定していました。

おなじみだと思いますが、こんな画面。

そういうものだと思って、特に面倒だとは思ってませんでしたよね。

だけど、今回の機能を使うと、アプリを開いたり日時を入力したりということが無くなり、すごくラクになるんです。

今回の変更するところは?

ブラウザであるChromeに拡張機能「Zoom Scheduler」をインストールするんです。下記にアクセスて、「インストール(だったかな)」をクリックします。

そして、流れに沿ってzoomのご自身のアカウントでログインします。

そうすると、Chromeの右上には、こんな風にzoomのマークが表示されます。

このマークが表示されればOK!

拡張機能をインストールするとどうなるの?

zoomの設定がラクになる

Chromeにzoomの拡張機能をインストールすると、Googleカレンダーの予定入力画面の右下に「Make it a Zoom Meeting」というボタンが表示されるようになります。

Googleカレンダーで10月21日(木) 15:00~16:00を選択すると、下記画面のように表示されます。これは、Googleカレンダーに予定を入力するいつもの操作です。

打合せ内容であるタイトルを入力して

Make it a Zoom Meeting 」をクリックします

自動的にzoomが設定されます!

zoomのアプリを開いてみても、設定されています。

普段Googleカレンダーを使っている方には、いつもの操作でzoomまで設定できるなんて、すごくラクになると思いませんか?!

打合せ相手へのお知らせがラクになる

これは、実はこの拡張機能をインストールしなくても、元々ある機能なので、すでにお使いの方もいらっしゃるかもしれません。

予定を入力するときに、参加予定の方のメールアドレスを下記の赤枠部分に入力すると、お相手にメールが届き、打合せの詳細内容を伝えることができます。

その際、もちろんzoomのID/パスワードも通知されるので、打合せの招待と合わせてzoomのお知らせもできるんです!

今まで行っていた、zoomのID/パスワードをコピーして、メッセンジャーやLINEにペーストして・・・っていう操作が要らなくなります!!

まとめ

いかがだったでしょうか?

私は、GoogleカレンダーはChromeで常に開いているのですが、zoomのアプリは使う時しか開いていないので、打合せの予定が入るとその都度zoomアプリを起動していたんです。

この拡張機能をインストールしてからは、いつものようにカレンダーに予定を入れると同時にzoomの設定ができているので、めちゃラクで毎回感動してしまいます(笑)

一つ一つの動作はそんなに大変なことではないのですが、省略できるところをどんどん削っていくと、トータルで見ると作業量がグッと減っていることに気づくと思います。

業務改善ってそんな毎日の積み重ねですよね。


毎日のちょっとしたことなんだけど、めんどくさいが積み重なっているという方、ご相談お待ちしています!

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