毎回同じような資料に、同じような画像を貼って作っている方へ。効率の上がる方法があります!

先日、お客様のお話を伺っていると、お客様への提案資料を作るのに、毎回イチから作成して、画像もその都度、画面キャプチャ(スクリーンショット)を取っているという方がいらっしゃいました。

なんと!それは時間がかかりそうです!!

ということで、コツを2点おすすめしたところ、

業務改善をしたいお客様

社内全体でお客様への説明準備がラクになったよ

と報告をいただきました。

お役に立てて嬉しい

お客様に説明する資料、毎回同じような資料なのに、毎回イチから作っていることはありませんか?

そんな方は試してみてください!

目次

よく使う形の資料は、テンプレート化しておく

よくある方法ですが、よく作る資料のテンプレートを作っておくと便利です。

お客様ごとに中身は若干違うこともあるけど、構成は似ているもの。

例えば、「現在の課題」「目的」「ゴール」「提案内容」「スケジュール」などなど。

それらの見出しを書いただけのテンプレートを作っておくだけでも、資料を作る手間は全然違います

テンプレートを作ると

  • テンプレートを開いただけで、何を書かないといけないのか明確になっている
  • テンプレートに沿って書けば、資料がどこまで作れているのかの進捗管理にも役立つ
  • テンプレートを社内で共有すれば、社員の誰が書いても同じ内容の資料が作れる
業務改善をしたいお客様

素晴らしい!!

資料だけでなく、Gmailを使っていて、毎回同じようなメールを送っている方もテンプレートを使うと便利です。

詳細はこちら

よく使う画像は、一つのフォルダにまとめて入れておく

お客様への説明資料なら、よく使う画面キャプチャや写真は、毎回同じようなものを使うんですよね。その度に、説明に使えそうな画面を作成したり、写真を探してきたり、、、って意外に時間を使います。

作りながら、「以前のお客様への資料でも同じような画像使ったんだけど、どこ行ったんだっけ・・・」ってことありませんか?

そのために、資料作成に使った画像は、一つのフォルダにまとめて保存しておくと便利です。

画像を用意するときに、まずはこのフォルダを見れば使えそうな画像が入っているなんて、嬉しすぎます!!

社内で共有

資料のテンプレートも画像も社内で共有しておくと、テンプレートもより良いものにだんだんアップデートされるかもしれないし、自分では作ってなかった画像が誰かが入れておいてくれるかもしれません。

社内全体の作業効率が上がるので、社内で協力しあって「みんな便利になって、みんな嬉しい」状態にしましょd(^_^o)

まとめ

「テンプレートを作る時間がない」「フォルダに画像を入れておく時間がない」という声が聞こえてきそうですが、それでも、一度準備してしまえば、自分も社内のメンバーも作業効率が上がれば、その後がラクです。

業務改善は、その時はちょっと面倒だと思っても、後々の作業効率が上がり、だんだんやっておいて良かったって思えるものです。

ラクに楽しくお仕事するためにも、早めの業務改善やっておきましょ!


お仕事片付けコンサルティングでは、お仕事の無駄を省いたりシステム化したりすることで、業務の効率アップのお手伝いをしています。ぜひご相談くださいね。

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