打ち合わせや会議の日程調整に時間がかかって面倒！ってことはありませんか？
候補日をいくつか出して、メールやチャットツールで伝えてたりしますか？
その候補日を出すのって結構めんどくさい(;^_^A
せっかく出した候補日も、相手は全然空いてなかったり、返事を待ってる間にその候補日に予定が入っちゃったり、、、
なんてことも。参加メンバーが多ければ多いほど面倒です。
そんな方のために、2021年4月に公開された日程調整ツールのスケコンをご紹介します。
日程調整ツールがあると、候補日の抽出が不要になり、返事待ちの間にもし予定が入っちゃったとしても改めて打ち合わせ相手に知らせる必要なく、ダブルブッキングを防げます。
スケコン使って、日程調整という面倒な仕事を一つ減らしましょう！
日程調整ツールってどんなツール？
Googleカレンダーを使用している場合、社内のメンバーとは、Googleカレンダーを共有していることが多いと思います。
Googleカレンダーを共有していれば、空き時間の候補を出してくれる機能があるので便利です。（Outlookも同様の機能あり）
以下、参考記事です。
でも、社外の方全員とGoogleカレンダーを共有するわけにいかないので、その機能はいつでも使えるわけじゃない…
となると、やっぱり日程調整してくれるツールが登場します！
ちなみに私は、今までeeasyという日程調整ツールを使っていました。
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eeasyでは、打ち合わせの予定が入ったらこのツールで設定しているURLを相手Aさんに送ります。
AさんはURLにアクセスすると、私のGoogleカレンダーで空いている日時が表示されるページが開くので、そこでご自身の空いている時間に予約を登録すると、完了です。
もしAさんが予約してくれるまでの間に、私の別の予定が入ったとしても、その予定をGoogleカレンダーに登録しておけば、AさんがURLにアクセスしたときには、最新の空いている日時が表示されるので、ダブルブッキングは発生しません。
スケコンってどんな日程ツール？
どうしてスケコンを使ってみようと思ったかというと、宣伝メールをもらったから(笑)
きっかけはそうなんですが、それだけでなく、日程調整は便利！ってわかっているので、自分が使っているeeasyの他にもいろんなサービスを使ってみて、必要なお客様におすすめしたいなと思っているからです。
スケコンは、2021年4月に正式ローンチされた新しいツールです。
後発なので、機能多めです。機能の詳細は、サイトをご覧ください。
ここでは、特に私が良いと思った箇所と、改善してほしいと思った箇所をお伝えします。
スケコンの良いところ
複数カレンダーから空いた時間を抽出してくれる
私は、Googleカレンダーにメインのカレンダーにプライベートのカレンダーも追加して使っています。カレンダーは二つ使っている状態となります。
この場合、メインのカレンダーとプライベートのカレンダーの両方を見て、空き時間を抽出しようとすると、eeasyは有料プランになるんです。
スケコンは、無料プランでも複数のカレンダーを見て空き時間を抽出してくれるのが、すごく良いです。
相手もGoogleカレンダーにログインして予約ができる
打ち合わせするお相手は、送られてきたURLからスケコンアクセスするのですが、ここでGoolgeカレンダーにログインすることができます。
そうすると、Googleカレンダーを使っている方の場合は、自分の予定と見比べながら、スケコンで打ち合わせの予約をすることができるので、わかりやすいです。
終日予定が入っている日は候補日から除外してくれる
これ、結構大きいかも。
終日予定が入っていることってありますよね。「実家」とか(;^_^A
実家にいるときは、打ち合わせの予定を入れたくないなと思うときは、終日予定のある場合は空いている時間とし抽出しないようにできます。
逆に、誰かの誕生日が登録されている日は、予定無し扱いとしたい。その場合は、終日予定も空き時間として抽出するように設定可能です。
eeasyだと、終日予定は一律「予定なし」として抽出されてしまうんです。
見た目がわかりやすい
これも重要ですよね。
打ち合わせを開催する側の自分自身も、打ち合わせに呼ばれたお相手（URLを送られる相手）も、操作がカンタンでわかりやすいんです。
スケコンのイマイチなところ
まだバグが潜んでいる
今年の4月に公開されたばかりだからなのか、イレギュラーな操作をすると、動作が不安定なように感じます。
もちろん十分テストをされていると思いますので、、通常の使い方をするには問題無いと思いますが、時々動作が怪しい・・・（現在問い合わせ中。2021/7/28現在）
無料で使える調整は4件まで
打ち合わせを設定するためのURLを作成できるのは、無料プランだと4件までなんです。
便利だったら有料プラン（660円～）にするようにということなので、しょうがないのですが、もうちょっとあればいいのになぁ～と(;^_^A
ただ、打ち合わせ中に次の打ち合わせの予定を決めることが多いので、今のところ4件でも大丈夫だから、使ってみようと思っている
日程調整ツールを使う懸念
日程調整ツールは便利なのですが、1点気になる点があります。
「打ち合わせをしましょう！」となったとき、お相手に（特に目上の方）にURLを送って「予約してください！」というのはなんだか失礼なんじゃないか？という点です。
そのため私は、日程調整ツールで打ち合わせの予定を調整するのは
- 新規のお客様からホームページでお申込みいただいた流れでのコンサル日程調整
- 気心知れた仲で、日程調整ツールを便利だと思っている方との打ち合わせ日程調整
というパターンのみにしています。
まとめ
打ち合わせの日程調整は、相手にとっても候補日をいくつも知って選べるので、好評です。
打ち合わせだけでなく、新規クライアントとのコンサル日程決めのときなど、使えるシチュエーションは多くありそうなので、これで面倒が少しでも減れば嬉しいですね！
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