先日、お客様との初回ミーティングの日時を決めるのに、久しぶりにてこずりました。。。
お客様はかなりお忙しい方で、こちらから提案して日時だとご都合の良い日時がなく、お客様からいただいた候補日は、たまたま私の予定が入っており、やりとりを2往復くらいしてしまいました。
それでも決まらなかったので、日程調整ツールを使うことに。
日程調整ツールとは？
ツールが私のGoogleカレンダーを見て、打合せができる候補日時をいくつか出してくれます。
ここが便利で、私が自分のカレンダーを見ながら、〇月〇日XX時～YY時みたいなのをいくつか出さなくてもツールが出してくれます。
「7月中は無理そうだから8月も候補に入れよう」って思った時にも、自動で出してくれるので、とってもラクです。
お客様は、その中から、都合の良い日時を選択することができます。
使ったらどうなった？
1回のやり取りで日時が決まりました。
まあ、候補日を出す範囲を広げたというのもあるのですが、ツールを使ったおかげで私もラクに、お客様から見ても候補日時がわかりやすく選べたのは良かったと思います。
日程調整以外にラクなところ
私は、この日程調整ツールとZoomを連携させています。
そうすると、お客様が日時を選んで入力してくれた時に、「確定しました」メールと一緒にZoomのIDやパスワードも送ってくれるので、自分で送らなくて良いんです。
ちょっとした手間ですが、自動でやってくれるのは、モレがなくてうれしい！
あと、また日程が決まったら、私のGoogleカレンダーにも予定をツールが入れておいてくれます。
これも地味にうれしい！
少しでもめんどくさいを減らしたい私は、自動ってうれしい♪
心配な点
一つ気になるのは、「日程調整しましょう！」ってなった時に、急にURLを送って、「ここにあなたの都合の良い日時を選んで入力して！」って連絡すると、なんだか失礼なんじゃないかと。。。
私、日程調整ツールは昨年も使ってたのだけど、そこがなんだか気になってやめてしまっていました。
とは思いつつ、お忙しいお客様に何回もメールをやり取りさせるのも申し訳ないので、お互いの労力と時間を減らせると思えば、ありなんじゃないかと今は思います。
ITがどうしても苦手な方とか、お相手の考えや好みをちょっとずつ探りながら使うのが良いかと思います。
使ったツール
私が今回使ったのは、スケコンというツールです。
無料で使える回数に制限はあるけど、見やすくて操作もしやすくてお気に入りです。
ただ、お客様側の選ぶ画面がバーチカルではないのが少し気になり、今度はこっちも使ってみようと検討中です。
まとめ
今回、お客様と何回かやり取りをさせてしまったので、最初から使っておけば良かったと反省。
お客様と自分のためと思って、今度から積極的に使っていきたいと思います。
ただし、お相手にITアレルギーが無いかなどの好みは、ちょこっと探りながら！
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